Směrnice č.6/2011 pro vedení účetnictví
OBEC MILEŠOVICE
SMĚRNICE č. 6/2011
pro vedení účetnictví
V Milešovicích dne 7.11.2011
OBSAH:
- Předmět úpravy
- Účetní knihy
2.1. Informační toky - Účtový rozvrh
- Dokladové řady
- Náležitosti účetních dokladů
- Fáze oběhu účetních dokladů
- Opravy minulých období
- Podpisové vzory
- Účetní doklady
- Harmonogram účetní závěrky
- Pokladna
- Inventarizace majetku a závazků
- Druhy inventarizace
- Zásoby
- Obecní knihovna
- Příspěvková organizace
- Sociální fond
- Účinnost
Čl. 1
Předmět úpravy
- Ustanovení této směrnice upravuje systém zpracování účetnictví.
- Tato směrnice je zpracována v souladu se:
- zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů,
- vyhláškou č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé vybrané účetní jednotky
- Českými účetními standardy č. 701 až č. 707
- zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů,
- zákonem č. 219/2000 Sb., o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů,
- zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů,
- zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů,
- vyhláškou 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů,
- vyhláškou č. 560/2006 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů reprodukce majetku,
- vyhláškou č. 430/2001 Sb., o nákladech na závodní stravování a jejich úhradě v organizačních složkách státu a státních příspěvkových organizacích, ve znění pozdějších předpisů,
- vyhláškou č. 449/2009 Sb., o způsobu, termínech a rozsahu údajů předkládaných pro hodnocení plnění státního rozpočtu, rozpočtu státních fondů, rozpočtů územních samosprávných celků, rozpočtů dobrovolných svazků obcí a rozpočtů Regionálních rad regionů soudružnosti,
- vyhláškou č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb, ve znění pozdějších předpisů,
- vyhláškou č. 62/2001 Sb., o hospodaření organizačních složek státu a státních organizací s majetkem státu, ve znění pozdějších předpisů,
- zákonem 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů,
- zákonem č. 323/2002 Sb., o rozpočtové skladbě
- zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů
- vyhláškou 270/2010 Sb., o inventarizaci majetku a závazků.
- Pro zpracování účetnictví je využíván účetní program KEO.
Čl. 2
Účetní knihy
- Podle zákona o účetnictví vede účetní jednotka hlavní knihu, pokladní deník, deník došlých faktur, deník vystavených faktur, knihu analytických a podrozvahových účtů.
- Hlavní kniha, ve které se účtuje z hlediska věcného, obsahuje syntetické účty podle účtového rozvrhu účetní jednotky, u kterých jsou vedeny:
- Zůstatky účtů ke dni, k němuž se hlavní kniha otvírá,
- Souhrnné obraty strany Má dáti a Dal účtů, nejvýše za kalendářní měsíc,
- Zůstatky účtů ke dni, ke kterému se sestavuje účetní závěrka.
- Zápisy v denících jsou seřazeny chronologicky a prokazují zaúčtování všech účetních případů v účtovém období.
- V knize analytických a podrozvahových účtů se podrobně rozvádějí jednotlivé účetní zápisy v hlavní knize a zabezpečují vazby na zůstatky, případně obraty příslušných syntetických účtů.
2.1. Informační toky a úplnost účetnictví
Požadavek úplnosti dle zákona o účetnictví zajistí účetní jednotka tokem informací uvnitř účetní jednotky. Pro identifikaci účetních případů budou odpovědné osobě za vedení účetnictví předkládány:- Usnesení zastupitelstva
- Veškeré uzavřené smlouvy včetně smluv z pracovně právních vztahů
- Vydané i přijaté objednávky
- Podané i přijaté žádosti na transfery
- Přijatá i vydaná rozhodnutí orgánů veřejné správy
- Korespondence s krajským úřadem ve vztahu k účetnictví (písemná i elektronická)
- Korespondence s poskytovateli a příjemci dotací (písemná a elektronická)
- Korespondence s orgány veřejné správy
- Zprávy o zahájení a průběhu kontrol nadřízenými orgány
- Zprávy o podaných a přijatých žalobách a průběžné zprávy o soudních sporech
- Zápisy o škodách, protokoly o škodách, mankách a schodcích se zaměstnanci
- Zprávy ze služebních cest
- Ústní sdělení o zjištěných významných rizicích činnosti obce a o mimořádných událostech
- Ostatní informačně významné dokumenty a sdělení
Čl. 3
Účtový rozvrh
Na základě výše uvedených předpisů se sestavuje účtový rozvrh včetně analytických a podrozvahových účtů a je tvořen s ohledem na potřeby řízení a kontroly účetní jednotky. Použitý účtový rozvrh bude přiložen k roční závěrce.
Čl. 4
Dokladové řady
Přijaté faktury 480000 - poslední číslo kalendářního roku bude umístěno na začátku číselné řady
Vystavené faktury 500000 - poslední číslo kalendářního roku bude umístěno na začátku číselné řady
Pokladní doklady 090000
Deník mezd 47000
Opravy 080000
Vnitřní doklady 490000 - poslední číslo kalendářního roku bude umístěno na začátku číselné řady
FRB 008000
Čl. 5
Náležitosti účetního dokladu
- Podkladem pro zápisy v účetních knihách jsou účetní doklady. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které podle § 11 zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, musí obsahovat:
- označení účetního dokladu,
- obsah účetního případu a jeho účastníky
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečnění případu, není-li shodný s okamžikem dle okamžiku vyhotovení účetního dokladu,
- podpisový záznam podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
- Účetní jednotka je povinna vyhotovovat účetní doklady bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které se jimi zachycují, a to tak, aby bylo možno určit obsah každého jednotlivého účetního případu způsobem podle § 8 odst. 5 zákona o účetnictví.
Čl. 6
Fáze oběhu účetních dokumentů
- Kontrola účetních dokladů je:
- formální, která zahrnuje kontrolu náležitostí účetních dokladů podle zákona o účetnictví a provádí ji zaměstnanec odpovědný za jeho zaúčtování,
- věcná, která zahrnuje přezkoušení správnosti údajů, shody obsahu dokladu a skutečnosti včetně správnosti výpočtů uvedených v účetním dokladu, shody s vystavenou objednávkou, kupní smlouvou, atd., a za přezkoušení věcné správnosti zodpovídá starosta nebo jeho zástupce.
- Příprava k zaúčtování – doklad se označí číslem z číselné řady a pracovník pověřený za zaúčtování předepíše na účetní doklad, popřípadě přílohu k účetnímu dokladu, účtovací předpis.
- Písemné příkazy pro peněžní ústav podepisují dvě, resp. tři osoby dle podpisového vzoru, který je součástí této směrnice.
- Opravy na účetních dokladech musí být provedeny tak, že nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví.
- Zaúčtování dokladu – zajistit na dokladu poznámku o zaúčtování s podpisem odpovědné osoby a s uvedením data, kdy bylo účtováno.
- Ukládání účetních dokladů – doklady budou do pořadačů řazeny sestupně. Výpisy z běžných účtů jsou řazeny k dokladům. Účetní doklady, na základě kterých došlo k převodům na bankovních účtech, budou řazeny chronologicky k úhradám a příjmům, řazení určuje pořadí na výpisu bankovního účtu.
- Archivace a skartace všech účetních dokladů se řídí Spisovým a skartačním řádem obce Milešovice a zákonem o účetnictví. Účetní doklady, včetně příloh, se uschovávají po dobu 10 let následující po roce, kterého se týkají. Originály objednávek a smluv se uchovávají rovněž po dobu 10 let.
- Zálohování a ochrana účetních dat - data jsou průběžně zálohována v síti
Čl. 7
Opravy minulých období
408 – Opravy chyb minulých období – účtování významných oprav minulých období nad částku 260.000,-- Kč.
406 – Oceňovací rozdíly při změně metody – účtování nákladů a výnosů vzniklých do 31.12.2009 v období nepředepsané, dooprávkování, ostatní účetní případy s vlivem změny metody.
Čl. 8
Podpisové vzory
Podpisové vzory osob odpovědných za účetní případy a za jejich zaúčtování:
Starosta obce: Michal Polanský ............................................
Místostarosta obce: Ivo Petlák ............................................
Účetní a správce rozpočtu: Ilona Ondrová ............................................
Čl. 9
Účetní doklady
Doklady příjmové a výdajové jsou:
- dodavatelské faktury,
- doklady k účtování majetku,
- doklady k účtování o mzdách, odvodu pojistného sociálního a zdravotního pojištění, daně ze mzdy a srážek mezd,
- doklady při poskytování náhrad výdajů při pracovních cestách,
- doklady k ostatním platbám,
- doklady k účtování o fondu kulturních a sociálních potřeb,
- pokladní doklady,
- bankovní doklady,
- vydané faktury.
Čl. 10
Harmonogram účetní závěrky
Účetní závěrka
Roční závěrkové práce musí zabezpečit správnost, průkaznost a úplnost údajů zaúčtovaných do účetních knih běžného účetního období.
Obec sestavuje měsíčně tyto účetní výkazy:
- „Výkaz o plnění rozpočtu obce“
- „Rozvaha“
- „Výkaz zisku a ztráty“
- „Příloha“
- „Hlavní kniha – analytická“
- „Deník vydaných faktur“
- „Deník přijatých faktur“
- „Deník oprav“
K roční závěrce je přiložen účtový rozvrh za kalendářní období.
Termíny k účetní závěrce:
- sestavení a odeslání účetní závěrky dle metodického pokynu Krajského úřadu Jihomoravského kraje
- ověření účetní závěrky dle termínu požadovaného Kú Jmk
- termíny roční závěrky jsou stanoveny dle metodických pokynů Kú Jmk.
