Směrnice č.5/2011 o inventarizaci

OBEC MILEŠOVICE
SMĚRNICE č.  5 /2011

o inventarizaci

V Milešovicích dne  14.9.2011

OBSAH:

1. Úvodní ustanovení
   1.1   Legislativní rámec
2. Inventarizační činnosti
   2.1.  Plán  inventur
   2.2.  Inventarizační komise 
   2.3.  Odborné zajištění inventarizačních činností a technické podmínky
   2.4.  Podmínky pro ověřování
   2.5.  Součinnost
   2.6.  Připojování podpisových záznamů
   2.7.  Ocenění podle § 26
   2.8.  Ověřovací dopisy pohledávek a závazků
   2.9.  Zjišťování informací pro zúčtovatelné inventarizační rozdíly
   2.10. Oběh dokladů k zaúčtování inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných inventarizačních rozdílů
   2.11. Postupy pro vyhodnocení inventarizační zprávy
3. Další inventarizační činnosti
   3.1.  Inventarizační identifikátor
   3.2.  Seznam inventarizačních identifikátorů
   3.3.  Proškolení zaměstnanců a inventarizačních komisí
   3.4.  Úplnost účetnictví

Přílohy:

1. Vzor Plánu inventur včetně příloh
2. Vzor Inventarizační zprávy včetně příloh
3. Vzor inventurního a dodatečného inventurního soupisu
4. Metodika inventarizace

---

1. Úvodní ustanovení

1.1.  Legislativní rámec

Povinnost inventarizace majetku a závazků je zakotvena v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění (§ 29 a § 30). Inventarizace majetku a závazků je jedna z podmínek zabezpečujících průkaznost účetnictví (§ 8, odst.4). Prováděcím předpisem je vyhláška č. 270/2010 Sb. Tato vnitřní norma upravuje provádění inventarizací veškerého majetku a závazků, ostatních pasiv (vlastních zdrojů a rezerv), podrozvahových účtů a operativní evidence. Inventarizace se provádí vždy ke dni řádné případně mimořádné účetní závěrky.

2. Inventarizační činnosti

2.1.  Plán inventur

Plán inventur bude sestaven do 1.11. běžného roku, ke kterému se inventarizace provádí.

Odpovědnost za sestavení návrhu plánu inventur : Michal Polanský, starosta

Termín předání návrhu ZO  do                              :  5.11. běžného roku

Odpovědnost za schválení návrhu                         :  ZO

                        

Termín schválení plánu do                                    :  5.11. běžného roku

Plán inventur bude sestaven v rozsahu dle § 5 vyhlášky č. 270/2010 Sb.

Součástí plánu inventur bude jmenování členů inventarizačních komisí a ústřední inventarizační komise včetně podpisových vzorů jednotlivých členů.

Plán inventur má závazný vzor, který je přílohou č. 1 této směrnice.

2.2.  Inventarizační komise

Inventarizační komise budou jmenovány k 1.11. běžného roku a seznam členů jednotlivých inventarizačních komisí bude uveden jako součást plánu inventur. Inventarizační komise budou nejméně dvoučlenné. Členem inventarizační komise u fyzických inventur musí být  vždy osoba odpovědná za majetek, u dokladových inventur účetní odpovědná za inventarizační položku.

Ústřední inventarizační komise je nejméně tříčlenná. Předsedou komise bude zvolený člen zastupitelstva obce, členem starosta. Ústřední inventarizační komise řídí a kontroluje činnosti inventarizačních komisí a sestavuje inventarizační zprávu. Ústřední inventarizační komise se zřizuje nejpozději do okamžiku zahájení první inventury daném účetním období.

Na přípravě inventarizace (proškolení, seznámení se s podklady pro inventarizaci) jsou povinni zúčastnit se pracovníci jmenovaní:

• v ústřední inventarizační komisi
• v inventarizačních komisích
• ostatní pracovníci, v jejichž přímé odpovědnosti se inventovaný majetek nachází

Příprava inventarizace odpovědných pracovníků za majetek obsahuje také:

• kontrolu označení majetku inventárním číslem, kde je to realizovatelné
• zajištění dokladů k převodům v rámci a vně obce
• úplnost pokladní knihy k inventurám pokladny
• příprava podkladů k ověření stavu

Požadavky na znalosti inventarizačních komisí:

• znalost umístění a vlastností částí inventarizačních položek
• znalost značení částí inventarizačních položek identifikátory
• znalost ocenění částí inventarizačních položek
• znalost předpisů k bezpečnosti práce a hygienických předpisů
• znalost vnitroorganizačních inventarizačních postupů včetně postupů k vyplnění tiskopisů a oběhu dokladů
• znalost plánu inventur

Požadavky na znalosti Ústřední inventarizační komise:

• schopnost posoudit adekvátnost ocenění majetku

Účast odpovědného pracovníka

Fyzické inventury se musí zúčastnit osoba odpovědná za inventovaný majetek, tj. starosta. Jde-li o inventuru při změně odpovědné osoby, musí se jí zúčastnit osoba funkci odevzdávající i osoba funkci přejímající. Pokud se odpovědná osoba nemůže inventury účastnit, má právo za sebe určit zástupce. Jinak zaměstnance, který se bude inventury účastnit, určí příslušný vedoucí.  

Povinnosti a pravomoci inventarizačních komisí

Členové komisí mají právo na přístup k účetním knihám, účtům a dokumentům organizace za období běžného roku, pokud se na tyto dokumenty nevztahují zvláštní předpisy nebo pokud se dokumenty jeví z hlediska provádění inventury nebo inventarizace nepřínosné, případně předložení dokumentů není vhodné (ochrana osobních údajů, utajované skutečnosti). Případné spory o předložení požadovaných dokumentů rozhodne starosta. Členové komisí mají právo na volný přístup do veškerých prostor a k veškerým aktivům organizace k ověření fyzické existence.

2.3.  Odborné zajištění inventarizačních činností a technické podmínky

Pro odborné zajištění inventarizačních činností budou pracovníci, kteří se podílejí na přímém zajištění inventarizace proškolení a budou mít k dispozici dokumentace a významné informace.

Pravidlo bezpečnosti a ochrany majetku

Při fyzické inventuře jsou členové komisí povinni dodržovat bezpečnostní a hygienické předpisy. Při inventuře majetku významné hodnoty a hotovosti bude zajištěno uzamčení místnosti.

2.4.  Podmínky pro ověřování

Řešeno u 2.2. v části povinnosti a pravomoci inventarizačních komisí a v bodě 2.3. Pravidlo bezpečnosti a ochrany majetku.

2.5.  Součinnost

Zaměstnanci  a vedoucí účetní jednotky jsou povinni poskytnout veškerou potřebnou součinnost k zajištění inventarizačních činností s přihlédnutím k ochraně majetku  a utajovaným informacím.

2.6.  Připojování podpisových záznamů

Dle podpisových vzorů, které jsou přílohou plánu inventur, budou připojovány podpisové záznamy na inventurní soupisy, dodatečné inventurní soupisy, k inventarizační zprávě a případně k ostatní inventarizační evidenci.

2.7.  Ocenění podle § 26 (zásoby)

IK je povinna upozornit ÚIK na neadekvátnost ocenění pro provedení změn v ocenění dle § 26 odst. 1 a 2 zákona o účetnictví a poskytnout  zjištění pro zaevidování inventarizačních přebytků. Tyto skutečnosti musí být zvlášť uvedeny v části inventurního soupisu.   

2.8.  Ověřovací dopisy pohledávek a závazků

Ověření a potvrzení závazku není v zájmu účetní jednotky, proto ověřovací dopisy na závazky nebudou dodavatelům zasílány. Ověřovací dopisy na pohledávky budou zasílány jen v případě pohledávek po splatnosti 90 a více dní a v případě , že součet pohledávek za jedním dlužníkem přesahuje hodnotu 200 000,-- Kč. Stanovená výše pohledávek se netýká záloh  ve  vztahu k dodavatelům energií, dále ve vztahu k místním poplatkům a nájmům.

Ověřovací dopisy budou odeslány do 10.12. běžného roku.

Ověření pohledávek a závazků v režimu transferů bude provedeno v rámci konsolidačních přehledů.

2.9.  Zjišťování informací pro zúčtovatelné inventarizační rozdíly

Mimo bod 2.7. uvede IK v inventurním soupisu případ zjištění neadekvátnosti ocenění majetku za těchto podmínek.

hodnota majetku se jeví nižší, než jeho ocenění snížené o oprávky z důvodu:

1. majetek vykazuje znaky významného zanedbání běžné údržby až ztráty funkčnosti
2. vnější okolnosti významně snižují hodnotu majetku a zároveň hodnota majetku se jeví nižší významně – minimálně o 10%.

2.10.  Oběh dokladů k zaúčtování inventarizačních rozdílů a zúčtovatelných inventarizačních rozdílů

Na základě zápisů v inventurních soupisech dle bodu 2.7. a 2.9. vyhotoví ÚIK doklady k proúčtování zúčtovatelných inventarizačních rozdílů a případně informace o nevypořádaných inventarizačních rozdílech k uvedení do souladu účetnictví se skutečností.

Doklady musí být předány k proúčtování nejpozději k datu účetní závěrky. Informace o nevypořádaných inventarizačních a zúčtovatelných inventarizačních rozdílech bude uvedena v textové části přílohy účetní závěrky.

2.11.  Postupy pro vyhodnocení inventarizační zprávy

Inventarizační zpráva bude vyhodnocena starostou obce. Inventarizační zpráva má závazný vzor, který je přílohou této směrnice.

Starosta obce rozhodne:

• o opatřeních k odstranění negativních zjištění (včetně termínů a odpovědných osob).
• o vyhodnocení finančních dopadů (např. potřeba oprav a rekonstrukcí) s vazbou na rozpočet, na plány oprav
• jak naložit s identifikovaným zbytným majetkem (prodej, likvidace)
• řešení mank a schodků z hlediska odpovědnosti za škodu a požadavků na náhradu škody (převod odpovědnosti na zřízenou škodní a likvidační komisi)
• vyhodnocení dostatečnosti pojištění majetku
• rozhodne o změnách záměrů využívání majetku
• vyhodnocení majetkové pozice účetní jednotky na základě informací o zúčtovatelných inventarizačních rozdílech.

3. Další inventarizační činnosti

3.1.    Inventarizační identifikátor

Veškeré části inventarizačních položek budou označeny inventarizačními identifikátory v souladu s vyhláškou č. 270/2010 Sb., a to buď připojením k dané věci, nebo jednoznačným popisem.

3.2.    Seznam inventarizačních identifikátorů

Seznam inventarizačních identifikátorů tvoří především:

1. seznam inventárních čísel registru majetku, evidenčních čísel OE
2. seznam použitých čísel dokladů v jednotlivých dokladových řadách
3. seznam jednoznačných popisů k jednoznačnému určení majetku, kde nelze využít bod 1 nebo 2.

3.3.    Proškolení zaměstnanců a inventarizačních komisí

Pracovníci (zaměstnanci a IK), kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, potvrdí, že byli seznámeni s vyhlášku č. 270/2010 Sb., s touto směrnicí a s jejími přílohami a že byli proškoleni na prezenční listině školení k zajištění inventarizace a způsobu provádění.

Před zahájením inventarizačních prací budou pracovníci nad rámec předpisů a vnitřních norem k inventarizaci proškoleni:

• o pravidlech na ochranu majetku
• o pravidlech na ochranu utajovaných informací
• o pravidlech bezpečnosti práce a hygienických předpisech
• o inventarizačních postupech včetně posouzení adekvátnosti ocenění  částí inventarizačních položek
• o plánu inventur včetně příloh
• o povinných přílohách  k průkaznosti inventurních soupisů
• o oběhu dokladů k inventarizaci a s inventurní evidencí včetně termínů předávání

Pracovníci, kteří se budou podílet na přímém provedení inventarizace, před zahájením prací obdrží:

• seznamy inventarizačních položek
• seznamy inventarizačních identifikátorů
• tiskopisy stanovené přílohami této směrnice k vyplnění
• související vnitroorganizační směrnice a pokyny

3.4.    Úplnost účetnictví

Součástí inventarizačních prací bude tato činnost:

• odsouhlasení usnesení zastupitelstva ve vztahu k právním závazkům a pohledávkám
• odsouhlasení zobrazení právních závazků a právních pohledávek v rozvahové a podrozvahové evidenci
• odsouhlasení korespondence a významných dokumentů, případně vyžádaných ověřovacích dopisů
• ověřovací dopisy od právních zástupců o vývoji soudních sporů na rozvahové účty pohledávek, závazků a podrozvahovou evidenci
• přijaté a vydané platební výměry a dílčí zprávy z kontrol na zachycení v rozvaze na pohledávkách nebo závazcích a podrozvahovou evidenci
• odsouhlasení přijatých ověřovacích dopisů pohledávek, případně od peněžních ústavů a na rozvahové účty a podrozvahové účty.

 

Tato směrnice nabývá účinnosti dne 14.9.2011

 

Schválil: Michal Polanský, starosta