Směrnice č. 5/2007 pro zadávání zakázek malého rozsahu

Obec Milešovice
Směrnice č. 5/2007

pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

V Milešovicích 3.12. 2007

Obec Milešovice
Milešovice 68, 683 54 p. Otnice
Projednáno a schváleno v ZO dne : 3.12. 2007
Směrnice č. 5/2007 nabývá účinnosti dne : 3.12. 2007

Obsah:

1. Úvodní ustanovení
2. Vymezení pojmů
3. Kategorizace zakázek
4. Postupy při zadávání zakázek
5. Obsah výzvy k podání nabídek
6. Závěrečná ustanovení

---

Čl. I
Úvodní ustanovení

 

1. Tato směrnice upravuje postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen „zakázka“).
2. Veřejná zakázka malého rozsahu je:
   1. v případě dodávek a služeb do hodnoty 2.000.000,- Kč bez DPH
   2. v případě stavebních prací do hodnoty 6.000.000,- Kč bez DPH.
3. Veřejné zakázky malého rozsahu podle § 18 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb. není zadavatel povinen zadávat postupem podle zákona, ale musí vždy dodržovat zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace.

Čl. II
Vymezení pojmů

1.  
   1. Veřejnou zakázkou na dodávky je zakázka, jejímž předmětem je pořízení věci (dále jen „zboží“), a to zejména formou koupě, koupě zboží na splátky, nájmu zboží nebo nájmu zboží s právem následné koupě (leasing).
   2. Zakázkou na dodávky je také zakázka, jejímž předmětem je kromě pořízení zboží podle odst. 1a) také poskytnutí služby spočívající v umístění, montáži nebo uvedení takového zboží do provozu, pokud tyto činnosti nejsou základním účelem zakázky, avšak jsou nezbytné ke splnění zakázky na dodávky.
2. Zakázkou na stavební práce je zakázka, jejímž předmětem je:
   1. provedení stavebních prací dle přílohy č. 3 zákona č. 137/2006 Sb.
   2. provedení stavebních prací dle písm. 2a) a s nimi související projektová nebo inženýrská činnost
   3. zhotovení stavby, která je výsledkem stavebních nebo montážních prací, případně i související projektové a inženýrské činnosti, a která je jako celek schopna plnit samostatnou ekonomickou a technickou funkci
   4. vedle plnění dle odst. 2a,b,c) také poskytnutí dodávek či služeb nezbytných k provedení předmětu zakázky dodavatelem
   5. stavební práce pořizované s využitím zprostředkovatelských nebo podobných služeb, které zadavateli poskytuje jiná osoba.
3. Veřejnou zakázkou na služby je zakázka:
   1. která není zakázkou na dodávky nebo na stavební práce
   2. jejímž předmětem je kromě poskytnutí služeb také:
      • poskytnutí dodávky, pokud předpokládaná hodnota poskytovaných služeb je vyšší než předpokládaná hodnota poskytované dodávky
      • provedení stavebních prací, pokud tyto stavební práce nejsou základním účelem zakázky, avšak jejich provedení je nezbytné ke splnění zakázky na služby.
4. Zadavatelem je obec Milešovice, zastoupená starostou obce.

Čl. III
Kategorizace zakázek

Pro zadávání zakázek platí následující kategorizace:

1. Zakázky, u kterých nepřesáhne výše předpokládané hodnoty zakázky částku 20.000,- Kč bez DPH u pohledávek a služeb a částku 50.000,- Kč bez DPH u stavebních prací.
2. Zakázky, u kterých je výše předpokládané hodnoty zakázky v částce od 20.000,- Kč do 200.000,- Kč bez DPH u dodávek a služeb a v částce od 50.000,- Kč do 500.000,- Kč bez DPH u stavebních prací.
3. Zakázky, u kterých je výše předpokládané hodnoty zakázky v částce od 200.000,- Kč do 500.000,- Kč bez DPH u dodávek a služeb a v částce od 500.000,- Kč do 2.000.000,- Kč bez DPH u stavebních prací.
4. Zakázky, u kterých je výše předpokládané hodnoty zakázky v částce od 500.000,- Kč do 2.000.000,- Kč bez DPH u dodávek a služeb a v částce od 2.000.000,- Kč do 6.000.000,- Kč bez DPH u stavebních prací.

Čl. IV
Postupy při zadávání zakázek

1. Zakázky zařazené dle Čl.III A) jsou realizovány takto:
   • pověřenou osobou zadavatele oprávněnou činit jménem a na účet obce je starosta
   • výzva jednomu dodavateli k předložení cenové nabídky, pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, nebo přímá objednávka plnění (lze i např. emailovou formou) – není nutné výběrové řízení
   • rozhodnutí pověřené osoby zadavatele na základě předložené nabídky vychází z informací o trhu, cena obvyklá v místě a čase plnění ( není nutná hodnotící komise)
   • pověřená osoba odpovídá za to, že uchazeč jím oslovený a vybraný má dostatečné odborné, materiální a další předpoklady pro úspěšné zvládnutí zakázky v potřebné kvalitě a ve stanovené lhůtě
   • smlouva - písemná smlouva, objednávka nebo jiný doklad
   • u těchto zakázek je možné postupovat i formou přímého nákupu v obchodě.
2. Zakázky zařazené dle Čl.III B) jsou realizovány takto :
   • pověřenou osobou zadavatele oprávněnou zadat zakázku po předchozím souhlasu zastupitelstva obce jako orgánu zadavatele je starosta (v případě delší nepřítomnosti starosty místostarosta)
   • stačí výzva jednomu dodavateli k předložení cenové nabídky, pokud nemá zadavatel aktuální cenové nabídky k dispozici, nebo přímá objednávka plnění (lze i emailovou formou)
   • pověřená osoba odpovídá za to, že uchazeč jím oslovený a vybraný má dostatečné odborné, materiální a další předpoklady pro úspěšné zvládnutí zakázky v potřebné kvalitě a ve stanovené lhůtě, a že zadání zakázky bude za cenu obvyklou v místě a čase plnění
   • rozhodnutí na základě dodavatelem předložené či jinak dostupné cenové nabídky provede zastupitelstvo obce
   • uzavření smlouvy – písemná smlouva, objednávka nebo jiný doklad
   • u těchto zakázek je možné postupovat i formou přímého nákupu v obchodě.
3. Zakázky zařazené dle Čl.III C) jsou realizovány takto :
   • pověřenou osobou zadavatele oprávněnou zadat zakázku po předchozím souhlasu zastupitelstva obce je starosta ( v případě delší nepřítomnosti starosty místostarosta)
   • výzva alespoň třem dodavatelům k předložení nabídky v mezích požadavků a uveřejnění výzvy na internetových stránkách a na úřední desce obecního úřadu
   • výzva bude obsahovat údaje o kritériích, která jsou rozhodná pro zadání zakázky (hodnotící kritéria)
   • pověřená osoba vyzve pouze takové zájemce, o kterých má věrohodné informace, že jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění schopni řádně a včas dodat
   • výzva bude obsahovat možnost zrušení zadávacího řízení
   • doba pro podání nabídek dodavateli musí být minimálně 7 dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům nebo uveřejněním jiným vhodným způsobem
   • ustanovení alespoň tříčlenné komise pro posouzení a hodnocení nabídek
   • rozhodnutí o výběru nejvýhodnější nabídky provede na doporučení hodnotící komise provede zastupitelstvo obce
   • rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky sdělí zadavatel všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru
   • smlouvu podepisuje starosta ( v případě delší nepřítomnosti starosty místostarosta)
4. Zakázky zařazené dle Čl.III D) jsou realizovány takto :
   • pověřenou osobou zadavatele oprávněnou zadat zakázku po předchozím souhlasu zastupitelstva obce je starosta ( v případě delší nepřítomnosti místostarosta)
   • výzva nejméně pěti dodavatelům k předložení nabídky v mezích požadavků a uveřejnění výzvy na internetových stránkách a na úřední desce obecního úřadu
   • výzva bude obsahovat údaje o kritériích, která jsou rozhodná pro zadání zakázky, která však nemusí být vymezena jako hodnotící kritéria podle zákona
   • pověřená osoba vyzve pouze takové zájemce, o kterých má věrohodné informace, že jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění schopni řádně a včas dodat
   • výzva bude rovněž obsahovat možnost zrušení zadávacího řízení
   • doba pro podání nabídek dodavateli musí být 10 dní ode dne odeslání výzvy dodavatelům
   • nebo uveřejněním jiným vhodným způsobem
   • ustanovení alespoň tříčlenné komise pro posouzení a hodnocení nabídek
   • rozhodnutí o výběru nejvýhodnější nabídky provede na doporučení hodnotící komise provede zastupitelstvo obce
   • rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky sdělí zadavatel všem účastníkům řízení spolu se stručným odůvodněním výběru
   • smlouvu s dodavateli podepisuje starosta ( v případě delší nepřítomnosti místostarosta).
5. Nabídky na zakázky dle odst. 3 a 4 jsou zasílány a doručeny zadavateli v zalepené obálce označené slovy „NEOTVÍRAT – NABÍDKA“. Vyhodnocení provádí nejméně tříčlenná hodnotící komise určená starostou.
   O průběhu otevírání obálek s nabídkami, o průběhu posuzování a vyhodnocování a o výsledku hodnocení nabídek je vypracován „Protokol o otevírání obálek“ (dále jen protokol) a „Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek“ (dále jen zpráva). Ty obsahují např. porovnání kritérií, seznam vyzvaných a přihlášených uchazečů atd. 
   Nabídky, které neobsahují všechny náležitosti dle výzvy, komise vyřadí a dále nehodnotí.
   Protokol a zprávu podepíší všichni členové komise.
   Hodnotící komise doporučí zastupitelstvu obce nejvýhodnější nabídku.

Pokud při zadávání veřejné zakázky malého rozsahu zadavatel zjistí, že je na trhu s požadovaným plněním nižší počet dodavatelů, než má být, dle výše uvedeného, vyzván, vyzve zadavatel k podání nabídky všechny takové dodavatele.

Čl.V
Obsah výzvy k podání nabídek

Výzva k podání nabídek na zakázku obsahuje:

1. specifikaci zadavatele (název zadavatele, IČO, adresa, statutární zástupce, tel., e-mail atd.)
2. předmět soutěže ( popis předmětu zakázky)
3. kvalifikační předpoklady uchazeče (prokázání oprávnění k podnikání, dále např. reference o zakázkách, pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě atd.)
4. termín plnění zakázky
5. způsob zpracování cenové nabídky ( cena vyčíslena bez DPH, DPH a včetně DPH) – u stavebních prací uplatňuje zadavatel pozastávku ve výši 10% z celkové částky uvedené ve smlouvě; tato pozastávka bude uvolněna po sepsání protokolu o předání a převzetí díla; v případě vad či nedodělků bude pozastávka uvolněna po odstranění těchto vad či nedodělků
6. obsah nabídek ( nabídka v jednom vyhotovení, nabídka nebude obsahovat přepisy a opravy, listy nabídky budou očíslovány, nabídky budou podepsány, návrh smlouvy)
7. lhůta pro podání nabídek (poslední termín a místo podání nabídek; nabídky doručené po stanovené lhůtě budou přijaty, nebudou však otevřeny a posuzovány)
8. zadávací podmínky ( např. informace o možnosti, jakým způsobem lze získat další podklady pro zpracování nabídky; kde a za jakých podmínek lze získat projektovou dokumentaci atd.)
9. kritéria pro vyhodnocení nabídek (vyhodnocení nabídek provede hodnotící komise jmenovaná starostou; kritéria jsou – celková cena díla, výhodnost návrhu smlouvy o dílo, termín dokončení díla, sankce při neplnění termínu dokončení akce, poskytnuté záruky) 
10. ostatní ( zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout všechny předložené nabídky uchazečů bez úhrady vynaložených nákladů, výzvu na zakázku zrušit ).

Čl. VI
Závěrečná ustanovení

1. Zastupitelstvo obce jako orgán zadavatele má právo rozhodnout o zadání zakázky kategorie C) a D) přímo, bez dodržení výše uvedených postupů, pokud hrozí vznik škody na majetku obce nebo jiné nebezpeční z prodlení, případně je nutno zajistit návaznost na předtím realizované práce shodným uchazečem z důvodu návaznosti použitých stavebních postupů, použitých technologií nebo zajištění shodných záručních podmínek.
2. Starosta zodpovídá za řádné uložení dokumentace zakázky pro případnou kontrolu po dobu minimálně 5 let ( text výzvy, nabídky podané dodavateli , zpráva o posouzení a hodnocení podaných nabídek, rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky, smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem). O zadávání zakázek malého rozsahu musí vést zadavatel přehlednou evidenci.
3. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem schválení, tj. 3. 12. 2007.
4. Přílohami této směrnice je vzor textu výzvy, vzor protokolu o otevírání obálek a prezenční listina.

 

V Milešovicích dne 3. 12. 2007

 

starosta: Michal Polanský
místostarostka: Lenka Hrazdirová 

---

Příloha č. 1

Vzor textu výzvy

Zadavatel:
Obec Milešovice, Milešovice 68, IČ : 00292052, zastoupená starostou…………….

1. Vymezení předmětu zakázky:

…………..

 

2. Doba a místo plnění zakázky:

Zahájení díla:

Ukončení díla:

Místo plnění:

 

3. Nabídka bude zpracována v následujícím pořadí:

a) základní údaje o uchazeči včetně doložení příslušných dokladů

b) výše nabídkové ceny vč. DPH

c) doba plnění zakázky, délka záruky za jakost a záruční podmínky nebo vzor smlouvy s určením, která ustanovení jsou závazná a od kterých se lze odchýlit

d) reference o obdobných prováděných akcích

e) atd……

 

4. Platební podmínky:

5. Další podmínky zakázky :

Nedostatečná informovanost, mylné chápání této výzvy, chybně navržená nabídková cena apod. neopravňuje uchazeče požadovat dodatečnou úhradu nákladů nebo zvýšení ceny.

Zadavatel si vyhrazuje právo odmítnout všechny nabídky nebo výzvu zrušit bez udání důvodu a právo na změnu, doplnění nebo upřesnění podmínek výzvy.

Bližší informace o zakázce podá…………

 

6. Podání nabídek

Zájemci o zakázku doručí svoji nabídku na podatelnu Obecního úřadu Milešovice 68, 683 54 p. Otnice, do xx. xx. 2007 do xx hod. v zalepené obálce označené „Nabídka –

neotvírat“.

 

 

V Milešovicích dne …………….

 

………………………

starosta

---

Příloha č. 2

Protokol o otevírání obálek
(vzor)

Zadavatel : Obec Milešovice, Milešovice 68, IČ : 00292052

Veřejná zakázka : Název zakázky

Dne ….. bylo zahájeno jednání hodnotící komise jmenované zastupitelstvem obce usnesením

Č………. Komise se sešla v tomto složení :

……………………(jméno a příjmení člena komise)

Členové hodnotící komise byli seznámeni se svými právy a povinnostmi.

 

Prohlášení členů hodnotící komise:

Na úvod jednání prohlašují jednotliví členové komise, že nejsou ve vztahu k veřejné zakázce a k uchazečům podjatí (§ 74 zák. 137/2006 Sb. – nepodíleli se na zpracování nabídky, nemají osobní zájem na zadání veřejné zakázky, nejsou spojeni osobním ani pracovním nebo jiným obdobným poměrem s uchazečem) a budou zachovávat mlčenlivost o skutečnostech, o nichž

Se dozvěděli v souvislosti se svou účastí v komisi (§ 71 zák. 137/2006 Sb.).

Doručené nabídky do konce lhůty pro podání nabídek:

Pořadové číslo dle seznamu nabídek, název uchazeče, adresa sídla uchazeče, IČO, datum podání nabídky, čas podání nabídky.

 

Doručené nabídky po ukončení lhůty pro podání nabídek:

Pořadové číslo dle seznamu nabídek, název uchazeče, adresa sídla uchazeče, IČO, datum podání nabídky, čas podání nabídky.

Tyto nabídky nebyly hodnotící komisí otevřeny a posuzovány.

Odpovědná osoba vyrozumí uchazeče, že jeho nabídka nebyla otevřena, protožr byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek.

 

Otevírání obálek s nabídkami uchazečů:

Hodnotící komise přistoupila k otevírání obálek s nabídkami v tom pořadí, v jakém byly doručeny a zapsány do seznamu.

 

Nabídka uchazeče č. 1:

Nabídka byla – nebyla zpracována v požadovaném jazyce.

Uchazeč splnil – nesplnil kvalifikační předpoklady požadované zadavatelem.

Nabídka je – není podepsána právně závazným způsobem.

Nabídka obsahuje – neobsahuje všechny součásti požadované zadavatelem.

 

Nabídka uchazeče splnila – nesplnila formální požadavky zadavatele. Pokud nesplnila, tak uvést konkrétní důvody proč (např. nabídka nabyla zabezpečena proti manipulaci nebo uchazeč nedoložil prokázání oprávnění k podnikání ne starší než 90 dnů, atd.).

 

Upozornění: Po provedení kontroly úplnosti komise sdělí přítomným uchazečům identifikační údaje uchazeče a informaci o tom, zda nabídka splňuje formální požadavky zadavatele.

Nabídka uchazeče č. 2 :

.

.

.

 

 

Otevírání obálek s nabídkami bylo hodnotící komisí ukončeno dne …… v ………. hod.

 

Správnost a úplnost protokolu o otevírání obálek stvrzují svým podpisem všichni členové hodnotící komise.

 

Podpisy členů komise

---

Příloha č. 3

Prezenční listina
(nedílná součást protokolu o otevření obálek)

VZOR

Zadavatel : Obec Milešovice, Milešovice 68, 683 54 p. Otnice, IČ : 00292052

 

Veřejná zakázka : Název zakázky

Dne …………..se zúčastnili otevírání obálek následující zástupci uchazečů:

 

Název uchazeče Jméno a příjmení zástupce Podpis zástupce

 

 

…………………… …………………………… ………………..

…………………… …………………………… ………………..

…………………… …………………………… ………………..